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  • 云南中咨海外:用标准化服务驱动发展

    作者: 来源: 2018-12-10 13:33:28
  •   2002年,云南中咨海外咨询有限公司成立时仅6个人,发展至今已拥有员工160人,公司内设7个分公司、4个招标部门、7个业务板块,服务客户360多家,招标代理中标总金额达到140多个亿,产值4000多万元。2018年10月16日,“中国招标万里行”采摄组来到云南中咨海外咨询有限公司(以下简称云南中咨海外或公司),该公司总经理廖劲松为记者讲述了公司的发展历程、业务特点及经验体会等。

    将服务标准化才能保质量降成本

      云南中咨海外的招标代理业务主要针对政府采购、企业的招标采购两个领域。在政府采购领域里,一是学校板块,包括高校板块、中专板块、大专板块、本科重点学院板块;二是司法板块,包括一些政府职能部门的板块。公司将这些板块各具特点的需求细分整合,进行标准化管理,针对不同板块提供标准模式的服务,以提高项目的服务质量和控制成本。除了政府采购领域,公司业务还涉及企业采购领域,主要包括国企板块、电力板块、平台公司等。公司的具体业务涉及工程建设项目招标、服务类项目采购,设备设施的采购,公司把这些领域的每一个客户细分整合为相应的类型,尽可能将重复性的工作规范化,把公司主要业务工作流程和内部成员为完成业务工作和解决异常问题等所积累的技术、经验,形成一种大家都认可的、简单的、不易出错的、高效的方式方法,通过标准文件的方式来加以保存,在企业内部形成统一的规范和标准。而后以标准为准则并付诸行动,组织标准的实施和对标准的实施进行监督检查和考核。让招标过程有相应的标准化的模式可供使用,确保每个项目的效率、质量得以更好的保障和提高。

      政府采购项目的代理服务一直以来都是云南中咨海外的主要业务,政府采购项目的特点是碎和杂,相关管理机构的要求比较多,公司将这些特点进行总结归纳,依据相关的法律法规和规定,编制了从文件格式标准到覆盖招标公告、招标文件、评标报告等全过程所形成的文件标准,从代理流程的合规标准到内部落实和管理的行为标准等,形成标准化的服务手册,用以指导实际工作,确保招标代理工作结果的一致性,促进招标代理的工作统一、协调、高效,实现每一项工作即使换了不同的人来操作,也不会在效率与品质上出现太大的差异,提升公司的核心竞争力。公司标准化管理的原则,首先,是重复性的工作尽量采用标准化的方式,能归纳总结和要求做到位的地方,每一个环节均要求按标准化的要求做到位,具体就是要求整个项目流程即从项目的公告、过程实施、项目总结等,凡是能提出标准化要求的地方,公司要求每一个实施人员都必须要做到。同时,公司要求项目负责人必须对每一个项目的特点做深入的了解,因为政府采购项目的特点就是招标人多,服务的对象会相应的复杂。公司针对每一个项目,首先要求对这个项目进行充分的了解,要了解采购人的需求是否准确,在这个方面公司专门做了一个设计:当招标代理公司和招标人对政府采购项目的技术部分掌握不清楚的时候,应该启动第三方的专家来一起来参考、确定,因为经常会引起争议的实际上是政府采购项目的一些技术要求,那么公司采用专家团队的方式来提供技术方面的支持。其次,是在过程中间严格标准化管理,能少的动作尽量少,能准的动作一定要准确。再次,是在服务的过程中,一定要提前掌握潜在投标人对项目可能的理解程度、采取相应的服务方式,即事前分析他们对招标文件的理解,视其是不是需要更多的解释和答疑采取主动预防的措施。最后,是公司招标过程完毕之后,还要评价过程中间是不是会出现质疑,要求提前做好一些准备工作,让整个项目无论是招标人还是投标人都能得到满意的结果。公司也因此荣获了“云南省政府采购项目招标代理机构前五强”的称号。

    将服务前伸后延为业主创造更大价值

      工程建设项目招标采购的特点是与政府采购项目差别较大:其体量大、投标人多、专业技术性强。招标代理和项目招标在项目的整个建设过程中是一个很重要但耗时又很短的过程。针对此,公司规定从承接工程项目代理的初期,项目组成员就应清楚认识到,工程建设项目的招标代理一定要围绕过工程建设项目本身的需求来做,因为建设项目在初期阶段的成立到项目的规划到项目的实施,招标代理的价值是如何选择更好的实施单位。在招标代理的过程中公司就提前和业主一起对接整个项目的设计、规划,进行招标工作方案策划,包括项目的标段划分,包括工程建设项目的一些节点的要求等进行沟通,为通过有效的招标方式得到项目建设的更完整、更科学的结果提供系列的咨询服务。因为招标代理在工程建设项目中如果只做一个简单的过程代理,它就会失去为业主提供更多服务的机会。因此,公司尽量把招标代理服务往前延伸,和招标人沟通并判断由招标竞争所带来更好的管理效果。公司在招标代理过程中间总结的经验就是一定要在项目实施招标的前期就介入提供相应咨询服务,在招标完成后延伸介入协助合同谈判等管理工作中,提供更多更到位更有价值的服务,以使整个招标流程和招标结果达到与项目建设目标所匹配的效果,满足招标人对项目建设的要求,确保整个项目更科学、更完整、更有效地完成。

    用培训和尊重使员工提升能力实现价值

      人是企业的根本,特别是在工程咨询行业。云南中咨海外在人力资源管理方面是多元化的:一是培训人才,公司致力于研究岗位标准,建立培训体系,通过对不不同岗位人员进行相应流程培训,包括周培训、月培训,包括针对质量检查发现问题的专题培训、针对新法规新制度的培训,还包括专业知识培训、职业教育培训等。使任何从事岗位工作的人员,尤其是新加入的员工,有行为的标准和参照,缩短工作适应期,帮助其尽快承担工作并按标准完成工作。二是引进人才,公司制定了一些战略上的匹配政策,适时引进公司需缺人才,让人才组成多元化,让更广泛人才的充实到企业当中来。三是尊重人才,让人才有更多的工作空间、生活空间、管理空间,做到人尽其用,将人才的发展方向和公司的发展方向匹配,帮助公司员工找到了自己进步的方向,使自己的人生价值、人生目标和公司的一些方向和目标达成一致,在这条路上让人和公司紧密相连,让自己的生活方式和工作方式和整个公司匹配,让人最 大限度地感受到公司对其的尊重和自己存在的价值,从而更有信心地干好本职工作。

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